Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 13, 14 DS-GVO · Stand 07/2026

1. Verantwortlicher

Bei allen Fragen rund um den Schutz Ihrer Daten erhalten Sie Auskunft durch unsere Geschäftsführung über die vorgenannten Kontaktdaten.

2. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

3. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website gehaltspluscard.de einschließlich des geschützten Kundenportals (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbereich) sowie für die darüber angebotenen Leistungen rund um die GEHALTS PLUS CARD (steuerfreier Sachbezug).

Grundsätze unserer Verarbeitung: Wahrung der Persönlichkeitsrechte, Zweckbindung, Transparenz, Datenminimierung, Richtigkeit, Vertraulichkeit und Sicherheit. Ein Profiling findet nicht statt.

4. Verarbeitung beim Besuch der Website

4.1 Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Informationen erhoben, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Diese Daten dienen der technisch fehlerfreien Bereitstellung und Sicherheit unseres Angebots. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb).

4.2 Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Cookies und keine Werbe-Cookies ein. Für den Login-Bereich verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Speicherung im Browser (Session-Speicher), um Ihre Anmeldung während des Besuchs aufrechtzuerhalten. Diese wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

5. Kontakt- und Registrierungsformular (Arbeitgeber)

Wenn Sie das Registrierungs- bzw. Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Stadt, Anzahl der Mitarbeiter und Ihre Nachricht.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kontaktaufnahme und Vorbereitung eines Vertrages.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung), soweit Sie diese erteilt haben. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

6. Kartenbestellung

Bei einer Bestellung über unsere Bestellstrecke verarbeiten wir: Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Anzahl der gewünschten Karten, gewünschter Startzeitpunkt sowie Angaben zum Kartendesign (Farbe, Kartentext, ggf. hochgeladenes Firmenlogo).

Zweck: Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bestellung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).

7. Kundenportal und Mitarbeiterdaten

7.1 Zugangskonten

Für den Portalzugang verarbeiten wir E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort, Ihre Rolle (Arbeitgeber/Arbeitnehmer), den Firmenbezug und Ihren Namen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

7.2 Mitarbeiterdaten für die Kartenausgabe

Legt ein Arbeitgeber im Portal Mitarbeiter an, verarbeiten wir zu jedem Mitarbeiter: Anrede, ggf. akademischer Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), ggf. Personalnummer, ggf. E-Mail-Adresse sowie die gewählte Verfügungsmöglichkeit (Region bzw. Wunschhändler).

Zweck: Ausstellung und Verwaltung der Sachbezugskarte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (rechtliche Verpflichtung). Die Erhebung von Anschrift und Geburtsdatum ist gesetzlich vorgeschrieben, da Karteninhaber nach dem Geldwäschegesetz (GwG) und dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) als wirtschaftlich Berechtigte zu erfassen sind. Diese Daten werden nicht für Werbezwecke verwendet.

Hinweis für Arbeitnehmer: Die Daten werden uns von Ihrem Arbeitgeber übermittelt, der für die Rechtmäßigkeit dieser Übermittlung verantwortlich ist. Ihr Arbeitgeber erhält keine Einsicht in Ihre einzelnen Kartenumsätze, sondern lediglich den Guthabenstand zur Kontrolle der Aufladungen.

8. Support-Chat mit KI-Unterstützung

Im Portal steht Ihnen ein Support-Chat zur Verfügung. Ihre Frage wird zur Beantwortung an einen KI-Dienstleister übermittelt und dort ausschließlich zur Erzeugung der Antwort verarbeitet; eine Nutzung Ihrer Eingaben zum Training der KI-Modelle findet nicht statt.

Kann die Frage nicht automatisch beantwortet werden, speichern wir Ihre Frage, den Gesprächsverlauf sowie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Firmenbezug, damit unser Team Ihnen persönlich antworten kann.

Zweck: Kundenbetreuung und Beantwortung Ihrer Anfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support).
Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ein.

9. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DS-GVO.

10. Übermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der eingesetzten IT- und Cloud-Dienstleistungen eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (insbesondere die USA) erfolgt, geschieht dies nur unter Einhaltung der Vorgaben des Kapitels V der DS-GVO – insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DS-GVO) oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln (Art. 46 DS-GVO). Informationen über die jeweiligen Übermittlungsgrundlagen erhalten Sie auf Anfrage.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen sowie Pflichten nach dem GwG) entgegenstehen. Fristen können zur Verteidigung von Rechtsansprüchen entsprechend verlängert werden; anstelle der Löschung tritt dann die Einschränkung der Verarbeitung.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DS-GVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15) – welche Daten wir zu welchem Zweck und aus welcher Herkunft verarbeiten
• Berichtigung (Art. 16) – bei unrichtigen oder unvollständigen Daten
• Löschung (Art. 17) – wenn die Rechtsgrundlage fehlt oder entfallen ist
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) – Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
• Widerspruch (Art. 21) – gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen sowie jederzeit gegen Direktwerbung
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) – mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77) – Kontaktdaten siehe Ziffer 2

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

13. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem aktuellen Stand der Technik, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Der Zugang zum Kundenportal ist passwortgeschützt und rollenbasiert; jeder Arbeitgeber sieht ausschließlich die Daten seines eigenen Unternehmens.

14. Meldung von Datenschutzvorfällen

Bei Verstößen gegen den Schutz personenbezogener Daten kommen wir unseren Melde- und Benachrichtigungspflichten nach Art. 33 und 34 DS-GVO unverzüglich nach.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie den aktuellen rechtlichen und technischen Anforderungen entspricht. Es gilt jeweils die bei Ihrem Besuch abrufbare Fassung. Auf Änderungen weisen wir über den Stand hin.

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